POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus Decretos Reglamentarios, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

De igual forma hacen parte de la presente política las siguientes disposiciones: Ley 1266 de 2008, Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2592 de 2010, y sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

 

1.     IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., establecimiento de comercio identificado con NIT No. 900.127.114-2.

 

·	DIRECCIÓN FÍSICA:	KM. 19 carr. Central de occidente PQ. Industrial San Jorge Bga. 96 MZ. T5 del municipio de Mosquera, Cundinamarca - Colombia
·	CORREO ELECTRÓNICO:	servicioalcliente@iosgroup.com.co
·	PÁGINA WEB:	www.iosgroup.com.co
·	TELÉFONO:	(57 1) 3204966564 – 7946431 ext. 103 - 112

2.     OBJETIVO

 

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

La cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

De esta forma, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegarán a suministrar a INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

 

3.     ALCANCE

 

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., como responsable del tratamiento de datos personales.

La presente política se aplicará y, por ende, obligará a las siguientes personas:

Representantes legales, administradores societarios, directivos, trabajadores, contratistas, proveedores y todas aquellas personas y empresas que traten y custodien bases de datos de carácter personal, así como las demás personas que establezca la ley.

 

4.     DEFINICIONES

 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato Semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
• Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

5.     PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores: 

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular. 

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

6.     DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

a) Derecho de Habeas Data, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

6.1   Derecho de acceso

 

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho Tratamiento. De esta manera, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales.

b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus Datos Personales que están en posesión del responsable.

c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del Tratamiento, lo cual se traduce en el deber de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP A.S EN REORGANIZACIÓN, de informar al Titular sobre el tipo de Datos Personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.

 

PARAGRAFO:   INTEGRAL   OIL   SERVICES   GROUP   S.A.S   EN

REORGANIZACIÓN garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o calidad de su representante se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los Datos Personales a través de los medios habilitados para el efecto.

 

6.2   Rectificación y actualización de datos

  

El Titular del dato tiene derecho a solicitar la actualización o rectificación de sus Datos Personales INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento señalado en la presente Política. En las solicitudes de rectificación y actualización de Datos Personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar, para lo cual en algunos casos se solicitará la documentación que avale su petición.

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN tiene plena 

libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN  podrá

establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

Cada vez que INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN, ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

 

7.     AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., recolectará la autorización previa e informada del Titular, o su representante legal en el caso de los menores de edad, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

7.1   Forma y mecanismos para otorgar la autorización

 

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los Datos Personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos de acuerdo con la presente Política y el correspondiente Aviso de Privacidad y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal.

 

La Autorización es una declaración que informa al Titular de los Datos Personales:

a) Quién recopila su información personal

b) Qué recopila (datos que se recaban)

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del Tratamiento)

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados.

e) Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles (si aplica), no está obligado a autorizar su Tratamiento.

 

Esta declaración se realiza a través del Aviso de Privacidad, según se define más adelante.

 

7.2   Prueba de la autorización

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos.

 

7.3   Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las

 

8.     AVISO DE PRIVACIDAD

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para que éste se informe del Tratamiento que le va a dar INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN a sus Datos Personales, con anterioridad al momento que se autorice la recolección de los Datos Personales. A través de este documento se informa al Titular la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

8.1  CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del responsable del tratamiento.

b) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.

c) Los derechos que le asisten al titular.

d) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

e) No obstante, lo anterior, cuando se recolecten Datos Personales Sensibles, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

 

9. DEBERES DE INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN tendrá presente, en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables sobre protección de Datos Personales de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013.

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el Tratamiento de Datos Personales:

a) Garantizar al Titular y a sus representantes legales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular y/o representante legal.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

NOTA: INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, la confidencialidad, respecto de estos.

 

10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

10.1        Tratamiento de datos personales de Trabajadores:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores

e) Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.

f) Contactar a familiares en casos de

g) Dar gestión y control a la nómina

h) Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.

i) Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los

j) Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores trabajadores.

k) Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.

l) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la empresa.

m) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores

n) Tomar imágenes y fotografías necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.

o) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.

p) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.

q) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.

r) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.

s) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.

t) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.

u) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.

v) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.

w) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

 INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. y el empleado.

INTEGRAL  OIL  SERVICES  GROUP S.A.S  EN  REORGANIZACIÓN.  trata  datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales y para efectos de actividades de bienestar. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

De acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

 

10.2          Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas.

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y en el caso de datos privados, solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

serán:

a) Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los

b) Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas

c) Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores

d) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias

e) Control y pagos por los bienes y servicios

f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los

g) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.

h) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

i)Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

j) Verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión integral de datos personales y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte del Proveedor o contratista

k) Vinculación como contratista, proveedor de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., incluyendo sin limitarse a ello, el diligenciamiento de los respectivos formularios o formatos.

l) Verificación y control del cumplimiento de requisitos para vincularse a, mantener el vínculo y acceder a los productos y servicios INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

m) Desarrollo de procesos internos, con fines operativos y/o de administración de sistemas.

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor y los contratistas con la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

10.3          Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la Empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., serán:

a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.

b) Envío de comunicaciones programadas por la Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección

d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.

e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.

f) Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias. 

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la Empresa como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

10.4        Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por el Empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

serán:

a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.

b) Garantizar la seguridad en los ambientes

c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior del Empresa.

d) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

10.5        Tratamiento de datos personales de la Página Web y Redes Sociales:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., puede llegar a recolectar y divulgar datos personales o biométricos de sus trabajadores, colaboradores, contratistas, clientes y demás terceros a través de su página web con fines administrativos y comerciales. Dichos datos son almacenados en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Los datos biométricos y personales que son recolectados y divulgados en la página web y redes sociales de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. tienen como fin específico:

a) Facilitar, gestionar y dar trámite a los procesos de contratación con empresas aliadas.

b)Publicar soportes documentales donde se evidencian las actividades de capacitación, actualización y/o otras realizadas en las instalaciones del Empresa y fuera de éste.

c) Dar a conocer los testimonios y experiencias de los clientes y empresas aliadas durante su permanencia en la empresa.

d) Dar a conocer casos de éxito y reconocimientos de trabajadores, colaboradores o de la empresa en general.

e) Presentar el Portafolio de los servicios de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

f) Divulgar noticias, circulares, informes y demás reportes de interés para la comunidad de asociados y colaboradores.

g) Dar trámite a todas las consultas, quejas o reclamos elevados por terceros y demás interesados a través de dicho canal.

h) Análisis de riesgos de las solicitudes elevadas a INTEGRAL OIL SERVICES GROUP A.S EN REORGANIZACIÓN. y trámite de las solicitudes elevadas a la empresa, previa verificación de antecedentes sobre capacidad de pago u otras que apliquen.

i) Gestión de solicitudes, quejas y reclamos presentadas a INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., o requerimientos de una entidad que solicite la prestación de servicios o el suministro de productos de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado a través de la página web y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

10.6        Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., cuando cumple con los requisitos para tener aprendices, recolecta los datos personales de los aprendices SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aprendices SENA de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a las entidades patrocinadoras, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, así como sus Decretos Reglamentarios.

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices.

d) Cumplir con las obligaciones impuestas al Empresa en calidad de entidad patrocinadora, en relación con las normas de Seguridad y Salud

e) Ocupacional, y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

f) Gestionar y supervisar las funciones desarrolladas por los aprendices.

g) Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa productiva.

h) Contactar a familiares en casos de emergencia médica o sanitaria.

Como quiera que el contrato de aprendizaje al interior de las entidades patrocinadoras se enmarca en el ámbito de las relaciones laborales, los respectivos soportes documentales serán manejados y custodiados por parte de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., como historia laboral por las áreas encargadas de la administración del Talento Humano.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con el Empresa, que en ningún caso podrá ser superior a CINCO (5) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

10.7        Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., recolecta datos biométricos de sus trabajadores, contratistas, empresas aliadas y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. serán:

a) Garantizar la seguridad en las

b) Permitir ambientes adecuados para el desarrollo de las actividades laborales en la empresa.

c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados, contratistas y terceros en las instalaciones de la empresa.

d) Para salvaguardar y velar por la seguridad e integridad física de los trabajadores. 

e) Para controlar y supervisar el cumplimiento de las funciones de los empleados durante la jornada laboral.

f) Investigar y dar trámite a los procesos disciplinarios laborales que sea necesario adelantar.

g)Velar por la seguridad de los visitantes y terceros que acudan a las instalaciones de la empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a Treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

10.8        Tratamiento de datos personales de clientes y/o potenciales clientes:

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. recolecta los datos personales de sus clientes, los almacena en una base de datos la cual escalificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes y/o potenciales clientes de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. serán:

a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes y/o afiliados

b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.

c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, auditores, etc.

d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

g) Creación de los clientes y/o afiliados en las plataformas o software de la Empresa para la prestación de los servicios de consultoría, asesoría, y/o auditorias según corresponda.

h) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.

i) Realizar actividades de prospección comercial y marketing.

j) Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.

k) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.

l) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por los clientes y/o afiliados a través de los canales de atención.

m) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual o nuevos proyectos.

n) Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.

o) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes

p) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing

q) Información sobre las capacitaciones o servicios contratados

r) Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los clientes

s) Para enviar información a los clientes sobre el porcentaje de avance de los servicios contratados.

t) Para realizar informes de gestión y estadísticas internas

 En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

10.9          Tratamiento de datos personales de Accionistas

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., recolecta los datos personales de sus Accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.  

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas

b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad

d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.

e) Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

En cumplimiento de los estatutos de la sociedad y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables, y en consecuencia, los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. adoptará todas las medidas para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie contrato de transmisión de datos personales de conformidad con el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

 

12. DATOS SENSIBLES

 Nota: Dato privado es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular

 Para el caso de datos personales sensibles INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a) El titular haya dado autorización, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o

d) Sindical, siempre que se refieren exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

e) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Es deber de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. informar al titular el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

Deberá informarse a los titulares que no es obligatorio responder a preguntas cuando su respuesta involucre datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes.

 

13. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

No realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, para las actividades de bienestar, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.

 

En todo caso, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

 

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.  mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Capacitación del responsable del tratamiento de bases de datos para el manejo idóneo de la información sea física o automatizada la cual repose en la compañía, siguiendo los parámetros establecidos por la Ley, tanto como la protección y seguridad de los datos.

b) Capacitación del personal que ingrese a la compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de estos.

c) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

d) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

e) Funciones y obligaciones del personal.

f) Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

g) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias

h) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos

i) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

 j) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o

k) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización de este.

l) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.

 

15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:

 

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la empresa, Área Administrativa. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: servicioalcliente@iosgroup.com.co o a través de comunicación escrita radicada en la KM 19 CARRETERA CENTRAL DE OCCIDENTE PARQUE INDUSTRIAL SAN JORGE BGA. 96 del municipio de Mosquera, Colombia

 

15.1        consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante bajo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

b) El derecho de consulta se podrá ejercer por:

        I) El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

        II) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

        III) Por estipulación a favor de otro o para otro

        IV) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 c) Información mínima

        I) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

        II) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su respuesta.

        III) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

        IV) En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

 

La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

15.2          Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., la cual será

tramitada bajo las siguientes reglas:

 a) El derecho de consulta se podrá ejercer por:

           I) El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

           II) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

           III)Por estipulación a favor de otro o para otro.

           IV) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

           V) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

b) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN señalados en el Aviso de Privacidad y contener, como mínimo, la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que sustituyan o complementen:

          I) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

          II) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante

          III)La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

          IV) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que quiera hacer valer el Titular.

          V) En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado, en la medida de sus posibilidades a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD

 

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

a) Estar dirigida de manera directa a INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).

c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el

d) El objeto de la petición.

e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).

f) Anexar los documentos que se quieren hacer (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

 

15.3        Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

 

15.4        Petición de actualización y/o rectificación

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. rectificará y

actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la empresa, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

 

15.5        12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

 

Para ello, INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN

deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los 12 términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias. 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN deba dejar de tratar por completo los Datos del Titular; La segunda, puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el responsable, de conformidad con la Autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

 a) Desee que sus datos sean eliminados de las Bases de Datos de INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN

b) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

c)Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

d) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, INTEGRAL OIL  SERVICES  GROUP  S.A.S  EN  REORGANIZACIÓN  debe  realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

 

16. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

 

INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN., se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en

cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar al Empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 15. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

 

17.       VIGENCIA

La presente política rige a partir del 31 de octubre de 2023 y deja sin efectos las políticas de tratamiento de datos personales que hubiesen podido ser adoptadas por INTEGRAL OIL SERVICES GROUP S.A.S EN REORGANIZACIÓN.